Внешняя экономическая деятельность, к которой относится и бизнес с Китаем, подразумевает оборот большого количества различных документов. В рамках ее проведения одной из важных организационных процедур является заполнение инвойса. Согласно обобщенному определению, это документ, в котором содержится детальная информация о продукции и услугах (в контексте транспортировки из Китая речь идет, конечно же, о товарах). В нем необходимо указать такие сведения, как:
- наименование;
- количество;
- стоимость;
- условия поставки;
- характеристики.
Документ заполняет компания-поставщик и передает либо заказчику, либо его представителям. Последними могут быть перевозчики, осуществляющие доставку из Китая, или таможенные брокеры.
Разновидности документа
Инвойс подразделяется на два типа – коммерческий и проформа. Первая разновидность документа напоминает чек или накладную. Помимо наименования, количества, стоимости позиций, отмечается информация о двух сторонах сделки – отправителе и заказчике.
Что Такое Invoice ? Примут Инвойс От Alibaba ? Как Делать Invoice Самому? Бизнес На Амазон Обучение
Что касается проформы, то для ее заполнения требуются иные условия. Это специфический вид инвойса, который является предварительным счетом за товары. Документ может стать основанием для предоплаты (по желанию заказчика). После изготовления и отгрузки товаров выписывается чистовой коммерческий инвойс с уточненными данными.
Проформа потребуется и в том случае, когда договор о сотрудничестве с поставщиком еще не подписан, но необходимо обеспечить финансирование, при этом источником последнего могут быть как банковские кредиты, так и касса предприятия. В обоих случаях, чтобы получить деньги, нужно основание, и в качестве его допускается использование проформы. Такой документ выписывается и тогда, когда нет возможности определить вес товара, но при этом необходимо разрешение на его загрузку. Например, потребность в предварительном инвойсе нередко возникает при получении больших партий сыпучих материалов. На основании проформы производится их загрузка, но уже после уточнения веса заполняется коммерческий инвойс.
Кроме рассмотренных выше, существует и ряд других ситуаций, когда целесообразно выписывать именно проформу:
- передача товаров на склад комиссионного магазина для дальнейшей продажи;
- пересылка деловым партнерам образца продукции;
- доставка определенных товаров на аукционную площадку, где происходит их реализация;
- поставка сырья на предприятие для переработки;
- перевозка гуманитарной помощи.
В вышеперечисленных случаях один экземпляр проформы остается на таможне, затем приобщается к общему пакету документов. Данный тип инвойса, задействованный в международных перевозках, заполняется на английском и русском языках.
Как работать с документом
Поскольку вы уже имеете представление о том, что такое инвойс, рассмотрим нюансы по его заполнению. Он отличается от чека, так как в нем отражается более детальная информация как о сторонах сделки, так и о товаре. В настоящее время выписка инвойса осуществляется в соответствии с международным форматом, утвержденным еще в 1983 году.
Что делать, если Амазон запросил инвойс? Лайфхаки для получения инвойса // 16+
В документе указываются:
- Уникальный номер инвойса, дата его выписки и время, когда была выполнена операция.
- Информация о продающей, покупающей стороне, а также посреднике, если тот принимает участие в сделке. Указывается наименование компании, ее реквизиты, адрес, контакт.
- Страна происхождения товара и страна, откуда осуществляется его отправка. В контексте текущей статьи – это Китай.
- Город-отправитель и город-получатель.
- Валюта, которая используется при расчете за товар.
- Коммерческое наименование и детальное описание груза.
- Количество перевозимого товара в предусмотренных для него единицах измерения, общий вес.
- Тип упаковки.
- Цена за отдельную единицу продукции.
В инвойсе также содержатся сведения об условиях поставки, при описании которых используется терминология Инкотермс. Обязательно проставляется подпись отправителя. Кроме того, он должен оставить подтверждение, что все данные, занесенные в документ, являются достоверными.
При заполнении инвойса, во избежание вопросов со стороны таможенных работников, следует правильно указать информацию о товаре. Помимо наименования, отмечается направление его применения, материал, из которого изготовлен. Если нужно, детально описываются технические характеристики, номер серии, маркировка, тип упаковки и прочее.
Это важно знать
При подготовке инвойса необходимо с предельной серьезностью подойти к описанию товаров, имеющих особые свойства. К таким относятся:
- биологические материалы;
- химические вещества;
- текстиль;
- технически сложные товары, прежде всего, в эту группу попадают оборудование, компьютеры и бытовая электроника;
- подарки, причем необязательно покупные.
Для каждой из вышеперечисленных групп предусмотрены свои данные, которые обязательно необходимо указать в инвойсе. Если это биоматериал, описывается его происхождение, цель экспорта, время хранения и требования к условиям транспортировки. При перевозке химических веществ, наряду с их общепринятым названием, вносится информация о форме, физическом состоянии и концентрации. К инвойсу должен быть приложен документ, подтверждающий соответствие требованиям этой продукции нормам безопасности.
Получить уверенность в том, что коммерческий инвойс заполнен правильно, позволит его проверка. Выполняет ее, как правило, представитель логистической компании. При этом сверяются данные о продавце и покупателе, мониторится полнота товарных позиций, соответствие цены каждого наименования итоговой сумме, указанной в документе.
Инвойс может быть заполнен как в электронном виде, так и вручную, печатными и разборчивыми буквами. Если отправку осуществляет юридическое лицо, должна быть его расшифрованная подпись. Ее нужно скрепить печатью компании. В том случае, когда посылку высылает физическое лицо, будет достаточно одной его подписи.
При необходимости инвойс может включать нескольких страниц. Выписывается документ в пяти экземплярах. Один используется для непосредственного сопровождения груза, даже упаковывается внутрь. Второй приобщается к транспортной накладной. По экземпляру необходимо экспортеру, грузополучателю и логистической компании, которая занимается организацией перевозки.
Источник: 1kargo.ru
Как сделать инвойс?
Посылки должны проходить таможню с инвойсами, чтобы задекларированная стоимость была подтверждена документом. Мы подробно расскажем в этой статье все про инвойсы. Вот пример классического инвойса от «Amazon»
Что должно быть в инвойсе?
- Наименование товара и его характеристики. Для одежды это размер и ее цвет, для техники объем памяти и другие технические характеристики;
- Адрес доставки (Shipping address);
- Стоимость товаров, которые будут задекларированы;
- Название магазина или просто его лого.
Как сохранить инвойс?
Если вы покупаете на Amazon, достаточно зайти на «Your Account» и выбрать «Your Orders», напротив нужного заказа вы увидите ссылку на «Invoice». Далее нужно открыть меню печати.
Как открыть меню печати?
На странице инвойса нажмите «Ctrl+P», если у вас Windows и «Command+P», если у вас Mac. Далее откроется меню печати, которое в каждом браузере выглядит иначе.
Печатаем инвойс в различных браузерах
Chrome
С помощью Хрома сделать PDF-инвойс очень просто. В меню печати достаточно выбрать «Изменить» и далее «Сохранить как PDF». Инвойс сохранится в PDF-файл.
Safari
Для Safari все очень похоже, в меню печати выбирайте из выпадающего списка «PDF».
Safari
Этот браузер не так удобен для сохранения инвойсов. Потому на помощь Мозилле приходит расширение «Print to PDF». Вам нужно найти это расширение в каталоге и установить его. Далее открыть инвойс, кликнуть правой кнопкой мыши, выбрать пункт «Print pages to PDF» и «Print active Tab».
Расширение откроет готовый файл в PDF-просмотрщике, из которого вы просто сохраняете готовый PDF-инвойс (в меню «Файл», «Сохранить»).
Ответы на часто задаваемые вопросы
Как быстрей всего сохранить инвойс?
Проще всего сохранять инвойс в PDF с помощью браузера Chrome, он не требует дополнительных расширений и быстро сделает готовый для отправки инвойс.
Что если вообще непонятно, где находится инвойс?
Вы можете распечатать подтверждение покупки от интернет-магазина с почты. Главное, чтобы в письме был указан перечень товаров и цена. Обычно такие подтверждения отправляются покупателю при каждом заказе. Вам нужно лишь найти нужное письмо в почте и распечатать его в PDF.
Инструкции по самым популярным магазинам
«eBay»
Инвойс на этом сайте находится в личном кабинете. В правом верхнем углу наведите курсор на «My eBay» и выбирайте «Order Details». Ссылка «Printer friendly page» откроет инвойс для печати. Далее нужно лишь сохранить ее в PDF и прикрепить к декларации.
«6PM»
Чтобы распечатать инвойс просто зайдите в свой личный кабинет и отройте нужный заказ. Распечатайте всю страницу в PDF. Данной информации для таможенников будет достаточно.
«Old Navy» и остальное семейство «Gap»
Все магазины от «Gap» отправляют необходимую для инвойса информацию на почту, там же находятся детали заказа. Ниже вы видите, как выглядит подобное письмо.
Указывать цену со скидкой или без?
Из письма становится понятно, что «Promotions» считает сразу все скидки из заказа, но цены на отдельные товары указываются без скидки.
Вы спрашиваете, какую цену указывать в декларации – без учета скидки или фактически уплаченную сумму, в которой учитывается скидка?
Отвечаем: укажите цену с учётом скидки.
Любые расхождения в таких случаях легко объяснимы, но обычно не возникает никаких вопросов.
«Victoria’a Secret»
Этот магазин также отправляет инвойсы на электронную почту. Детализация заказа есть, но адрес отсутствует. В данном случае инвойс подходит для декларации.
Источник: shipshopamerica.com